Mapa de km em viatura própria (em Excel) com cálculo automático de distâncias

Descrição

Este ficheiro Excel serve de template para o preenchimento de mapas de Km com maior automatismo e menor propensão a erros de preenchimento.

Para poder usar este ficheiro deverá criar (gratuitamente) uma conta Microsoft (ou usar uma conta já existente), de forma a poder gerar uma chave API pessoal no site: www.bingmapsportal.com. Essa chave será depois incluída no Mapa de kms.

O que é o Mapa de Km?

Para que os colaboradores recebam uma compensação pelas deslocações em viatura própria, terá de haver um registo dessas deslocações naquilo a que vulgarmente se designa de Mapa de Quilómetros, ou Mapa de km.

Este documento de suporte deve conter as informações relativas às deslocações de cada colaborador, como a origem, destino, distância em Km e o motivo da viagem.

No que toca ao IRS e à Segurança Social, a compensação pelas deslocações em viatura própria dos colaboradores é isenta até ao valor de 0,40€ por Km. Cada empresa do setor privado é livre de definir um valor mais elevado. No entanto, o excedente será sujeito a tributação normal de IRS e Segurança Social.

Descrição do ficheiro Excel:

Este ficheiro Excel serve de template para o preenchimento de mapas de Km, assim como para agilizar o preenchimento do mesmo com maior automatismo e menor propensão a erros de preenchimento.

Instruções de preenchimento:

Os primeiros campos a preencher deverão ser:

• Empresa (Célula C2): escrever o nome da empresa que vai pagar as deslocações em viatura própria;
• N.º Contribuinte (Célula C3): número de contribuinte da empresa que vai pagar as deslocações em viatura própria;
• Matrícula (Célula C4): matrícula da viatura;
• Mês (Célula C5): mês ao qual se referem as deslocações (esta célula deverá ser preenchida com o número do mês e não com o nome [ex.: 1 para janeiro, 2 para fevereiro, etc…]);
• Ano (Célula C6): Ano ao qual se referem as deslocações;
• Titular da viatura (Célula E8): Nome do colaborador que se deslocou em serviço, em viatura própria.

A célula P2 (km Iniciais) deverá ser preenchida com o valor de quilómetros que a viatura tem no início do mês.

A célula P6, referente ao Valor por Km, deverá ser preenchida com o valor acordado (por Km) entre a empresa e o colaborador que faz a deslocação.

Após o preenchimento dos campos acima referidos, a coluna “DATA” surgirá automaticamente preenchida com todos os dias do mês. sombreando os dias correspondentes ao fim de semana.

Antes de preencher as horas e o percurso, deverá preencher o separador com o nome: API Key. Nesse separador encontrará na célula C3 um campo para colocar a sua chave API. Esta chave permitirá que o cálculo das distâncias seja automático.

Como criar uma Chave API?

• Entrar no site www.bingmapsportal.com
• Clicar em Sign in
• Fazer o login com conta Microsoft (pode usar uma conta microsoft existente ou se não tiver deverá criar uma conta)
• Irá aparecer uma nova janela coma seguinte mensagem: Do you want to use the account xxxxxxx for your new Bing Maps account? Clicar em Yes
• Preencher os campos obrigatórios – Account name e Email address
• Aceitar os termos e condições do site e clicar em Create
• Na nova página clicar em “My account” e selecionar a opção “My Keys”
• Inserir Account name
• Deverá manter a opções já selecionadas nos campos: Key type –Basic e Application type –Dev/Test
• Deixe o campo Application URL em branco
• Clicar em Create
• Ao abrir uma nova página deverá clicar em “Copy Key” ou em “Show key”

Após o processo de criação da chave API, cole a sua chave no mapa de km, na folha Excel chamada API key.

Nota: Devido à colocação da chave API, o ficheiro Excel pode demorar algum tempo a atualizar.

Depois deste procedimento, já pode colocar o tempo de permanência e o percurso que realizou com a viatura.

Nos dias em que houve deslocações em viatura própria, deverá preencher o tempo de permanência nessas deslocações, indicando o início e o fim do tempo de deslocação de cada dia. Por exemplo: O colaborador saiu de Lisboa as 9:00, foi ao Porto e chegou a Lisboa às 19:00 – O tempo de permanência deverá ser preenchido na primeira célula com “9:00” e na segunda com “19:00”.

Após preenchimento do tempo de permanência, deverá preencher os campos das localidades visitadas, escrevendo sempre o ponto de partida, neste caso, o colaborador partiu do Porto, foi a Lisboa e voltou para o Porto.

NOTA IMPORTANTE: Os nomes das localidades deverão estar corretamente escritos e de forma completa – por exemplo: Não deverá escrever “Gaia”, deverá escrever “Vila Nova de Gaia”.

Após o preenchimento das localidades, o campo “TOTAL” ficará automaticamente preenchido com os quilómetros totais realizados durante a deslocação.

O objetivo da deslocação deverá ser preenchido (Exemplo: Prospeção comercial, Reunião com cliente “X”).

Os restantes campos surgirão automaticamente preenchidos. Posteriormente basta imprimir o Mapa de Km e assinar antes de o entregar à empresa.

Caso necessite de esclarecimentos sobre os ficheiros disponíveis para download, não hesite em contactar-nos por telefone (+351 232 436 000) ou por e-mail: info@noctulastore.com