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Mapa de km em viatura própria (em Excel) com cálculo automático de distâncias

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by David Filipe Barbosa

O que é o Mapa de Km?

Para que os colaboradores recebam uma compensação pelas deslocações em viatura própria, terá de haver um registo dessas deslocações naquilo a que vulgarmente se designa de Mapa de Quilómetros, ou Mapa de km.

Este documento de suporte deve conter as informações relativas às deslocações de cada colaborador, como a origem, destino, distância em Km e o motivo da viagem.

No que toca ao IRS e à Segurança Social, a compensação pelas deslocações em viatura própria dos colaboradores é isenta até ao valor de 0,36€ por Km. Cada empresa do sector privado é livre de definir um valor mais elevado. No entanto, o excedente será sujeito a tributação normal de IRS e Segurança Social.

No vídeo seguinte poderá visualizar um exemplo de preenchimento de um mapa de km e perceber como funcionam os campos automáticos no presente template Excel.

Descrição do ficheiro Excel:

Este ficheiro Excel serve de template para o preenchimento de mapas de Km, assim como para agilizar o preenchimento do mesmo com maior automatismo e menor propensão a erros de preenchimento.

Instruções de preenchimento:

Os primeiros campos a preencher deverão ser:

  • Empresa (Célula C2): escrever o nome da empresa que vai pagar as deslocações em viatura própria;
  • N.º Contribuinte (Célula C3): número de contribuinte da empresa que vai pagar as deslocações em viatura própria;
  • Matrícula (Célula C4): matrícula da viatura;
  • Mês (Célula C5): mês ao qual se referem as deslocações (esta célula deverá ser preenchida com o número do mês e não com o nome [ex.: 1 para janeiro, 2 para fevereiro, etc…]);
  • Ano (Célula C6): Ano ao qual se referem as deslocações;
  • Titular da viatura (Célula E8): Nome do colaborador que se deslocou em serviço, em viatura própria.

A célula P2 (km Iniciais) deverá ser preenchida com o valor de quilómetros que a viatura tem no início do mês.

A célula P6, referente ao Valor por Km, deverá ser preenchida com o valor acordado (por Km) entre a empresa e o colaborador que faz a deslocação e

Após o preenchimento dos campos acima referidos, a coluna “DATA” surgirá automaticamente preenchida com todos os dias do mês. sombreando os dias correspondentes ao fim de semana.

Nos dias em que houve deslocações em viatura própria, deverá preencher o tempo de permanência nessas deslocações, indicando o início e o fim do tempo de deslocação de cada dia. Por exemplo: O colaborador saiu de Lisboa as 9:00, foi ao Porto e chegou a Lisboa às 19:00 – O tempo de permanência deverá ser preenchido na primeira célula com “9:00” e na segunda com “19:00”.

Após preenchimento do tempo de permanência, deverá preencher os campos das localidades visitadas, escrevendo sempre o ponto de partida, neste caso, o colaborador partiu do Porto, foi a Lisboa e voltou para o Porto.

NOTA IMPORTANTE: Os nomes das localidades deverão estar corretamente escritos e de forma completa – por exemplo: Não deverá escrever “Gaia”, deverá escreverVila Nova de Gaia.

Após o preenchimento das localidades, o campo “TOTAL” ficará automaticamente preenchido com os quilómetros totais realizados durante a deslocação.

O objetivo da deslocação deverá ser preenchido (Exemplo: Prospeção comercial, Reunião com cliente “X”).

Os restantes campos surgirão automaticamente preenchidos. Posteriormente basta imprimir o Mapa de Km e assinar antes de o entregar à empresa.

Exemplo preenchido no ficheiro Excel (e no vídeo seguinte):

O José Silva, que tem uma viatura de matrícula AA-00-01, fez as seguintes deslocações em serviço pela empresa XTPO, Lda., contribuinte nº 123456789:

  • Partiu de Lisboa, foi a Faro e voltou a Lisboa no dia 8 de janeiro de 2018 para uma reunião com o cliente XPTO (Hora de saída de Lisboa: 8:30 | hora de chegada a Lisboa 19:30);
  • Partiu de Lisboa e foi ao Porto no dia 15 de janeiro de 2018 para uma conferência sobre Gestão de Vendas (Hora de saída de Lisboa: 9:30 | Hora de Chegada ao Porto: 12:30).

O valor acordado por Km é de 0,36 € (36 cêntimos/km).

No vídeo seguinte poderá visualizar o exemplo de preenchimento anteriormente referido e perceber como funcionam os campos automáticos no presente template Excel.


O ficheiro Excel contém macros e é compatível com a versão Microsoft Excel 2016 (.xlsm).


Caso necessite de esclarecimentos sobre os ficheiros disponíveis para download, não hesite em contactar-nos por telefone (+351 232 436 000) ou por e-mail: info@noctulastore.com