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Ficheiro Excel para registo de tempo despendido por projeto e por cliente

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by Manuel Maurício

Objetivo deste ficheiro em Excel

O objetivo deste ficheiro é criar um registo do tempo despendido em várias tarefas por projeto e/ou por cliente.

Para quem é este ficheiro?

Este ficheiro Excel é muito útil para todos os profissionais que, no decorrer da sua atividade, necessitam de ter um sistema de registo de horas para faturação ao cliente.

Exemplos:

  • Advogados;
  • Contabilistas;
  • Consultores;
  • Designers, etc…

Forma de utilização

Segurança

Ao abrir o ficheiro, como este foi desenvolvido com recurso à linguagem de programação Microsoft VBA, o Excel vai mostrar uma mensagem (em português ou inglês) com a seguinte informação:

ou

O utilizador tem de clicar em “Ativar Conteúdo” ou “Enable Content” e o ficheiro estará pronto a utilizar.

Estrutura do Ficheiro

O ficheiro tem 6 folhas à disposição do utilizador, conforme imagem em baixo:

  • Folha MAIN – onde se dá início à aplicação (ver imagem seguinte);
  • Folha DADOS – onde são guardados automaticamente todos os dados de registo de tempo;
  • Folha CLIENTES – onde são guardados os nomes dos Clientes;
  • Folha COLABORADORES – onde são guardados os nomes dos Colaboradores e respetivas taxas horárias;
  • Folha PROJETOS – onde são guardados os nomes dos diferentes Projetos por Cliente;
  • Folha RELATÓRIO – onde poderão ser analisados todos os dados por CLIENTE / PROJETO / COLABORADOR.

Menu Inicial

Ao abrir o ficheiro, e após confirmar as definições de segurança, conforme instruções anteriores, o utilizador verá o botão seguinte:

Ao clicar para iniciar a aplicação, surgirá o seguinte menu:

Se estiver a utilizar a aplicação pela primeira vez, a sua base de dados de CLIENTES, PROJETOS E COLABORADORES estará vazia, pelo que deverá começar a introduzir essa informação.

Para utilizar a aplicação, apenas necessita de inserir o nome do CLIENTE.

Para começar a criar uma base de dados de clientes, clique em GERIR CLIENTES / PROCESSOS.

Menu GERIR CLIENTES / PROJETOS

Para adicionar CLIENTES:

  1. escreva o nome do CLIENTE na caixa;
  2. clique em ADICIONAR CLIENTE.

O CLIENTE adicionado aparecerá na caixa de seleção em baixo e também será visível na folha CLIENTES:

 

Cada CLIENTE poderá ter um ou mais projetos associados. Isto será importante para diferenciar o tempo dedicado a cada projeto, mesmo que pertençam ao mesmo cliente. Para isso, basta selecionar o CLIENTE e adicionar o PROJETO:

Pode também, por algum motivo, querer eliminar o cliente da base de dados. Para o efeito, deverá selecionar o nome do CLIENTE e clicar em ELIMINAR CLIENTE:

NOTA: esta ação apenas elimina o cliente da base de dados de CLIENTES, não elimina quaisquer registos de tempo que tenham sido efetuados anteriormente. Estes manter-se-ão inalterados na folha DADOS.

Menu GERIR COLABORADORES

Neste menu é possível criar uma base de dados de colaboradores e respetivas taxas horárias. Este menu está dividido em duas secções, conforme imagem em baixo:

Na secção ADICIONAR COLABORADOR, é possível adicionar um colaborador à Base de Dados e atribuir-lhe um valor por hora.

Na secção ATUALIZAR INFORMAÇÃO DE COLABORADOR, é possível atualizar a taxa horária do colaborador selecionado ou eliminar o colaborador da base de dados.

NOTA 1: a taxa horária deverá ser um valor compreendido entre 0 (zero) e 999,99 (novecentos e noventa e nove euros e noventa e nove cêntimos);

NOTA 2: a ação ELIMINAR COLABORADOR apenas elimina o colaborador da Base de Dados de COLABORADORES, não elimina registos de tempo já existentes para esse colaborador.

Iniciar o registo de tempo

Feita a introdução de CLIENTES, PROJETOS e COLABORADORES, poderá começar a registar o tempo:

  1. Selecione o CLIENTE – este passo é obrigatório;
  2. Escolha o PROJETO (opcional). Apenas aparecerão os projetos correspondentes ao cliente selecionado;
  3. Atribua um COLABORADOR (opcional). Ao selecionar o colaborador, a respetiva taxa horária vai aparecer automaticamente na caixa ao lado. Pode optar por manter o valor ou alterá-lo;
  4. Após todas as opções selecionadas, poderá iniciar a contabilização do tempo carregando em INICIAR TRABALHO;
  5. Quando quiser parar o trabalho, apenas terá de carregar em PAUSAR TRABALHO.

EXEMPLO

No exemplo que se apresenta de seguida, foi criado automaticamente um registo do tempo despendido pelo COLABORADOR Pedro Silva-Santos, para o CLIENTE EMPREGO 30 DIAS, no PROJETO Audiolivro

No vídeo seguinte poderá visualizar o exemplo de preenchimento anteriormente referido e perceber como funcionam os campos automáticos no presente template Excel.


O ficheiro Excel contém macros e é compatível com a versão Microsoft Excel 2016 (.xlsm).


Caso necessite de esclarecimentos sobre os ficheiros disponíveis para download, não hesite em contactar-nos por telefone (+351 232 436 000) ou por e-mail: info@noctulastore.com